Die TUI Deutschland GmbH ist touristische Marktführerin in Deutschland und eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der TUI Group, dem weltweit größten Touristikkonzern. Der Reiseveranstalter mit Sitz in Hannover ist nicht nur für die Kreation der Urlaubsreisen verantwortlich, sondern auch für deren Vertrieb und Vermarktung auf dem deutschen Markt. Neben der Kernmarke TUI gehören zahlreiche andere bekannte Reiseveranstalter und Marken wie airtours und L‘tur, die bekannte Ferienfluggesellschaft TUI fly sowie Spezialisten wie Gebeco und Berge & Meer zur deutschen TUI Unternehmensgruppe.
Vor Durchführung des Projektes speicherte der Kunde Dokumente im selbst betriebenen Dokumentenablagesystem OpenText (ToWIN/LiveLink). Durch laufende Lizenzverträge entstanden jährliche Kosten in sechsstelliger Höhe.
Durch eine Migration zu Microsoft Office 365 und SharePoint können bestehende Lizenzen genutzt und zusätzliche Kosten vermieden werden. Nutzern mit Office-Kenntnissen sollte der Umstieg leichtfallen.
Projektziel war die Überführung aller Daten von ToWIN zu Microsoft Office 365 / SharePoint. Sensible Daten, die nicht migriert werden konnten, sollten herausgefiltert werden. Eine Überprüfung auf automatisierte Prozesse und deren Migrationsmöglichkeit sollte im Fokus stehen.
ToWIN nutzten ca. 2.000 aktive User pro Woche, rund 2,7 Millionen Dokumente waren dort gespeichert. Neben der technischen Migration hatte es oberste Priorität, alle Anwender frühzeitig über den anstehenden Wechsel zu informieren. In diesem Zusammenhang wurde in Zusammenarbeit zwischen der TUI und team neusta ein Kommunikationskonzept erarbeitet.
Ein Mitarbeiter von neusta enterprise services hat die Projektleitung für dieses Projekt übernommen. Die technische Einführung von SharePoint erfolgte bei TUI im Rahmen eines separaten Projektes. Im Migrationsprojekt wurden schließlich SharePoint-Seiten angelegt und Anleitungen für die Fachbereiche erstellt, um die Generierung von Abteilungsseiten zu unterstützen und letztendlich die Daten von ToWIN auf SharePoint zu migrieren.
Da teilweise Daten automatisiert in ToWIN geschrieben worden sind, mussten individuelle Lösungen auf Basis von SharePoint Flow entwickelt werden. Hierbei haben SharePoint-Entwickler der team neusta Company HEC unterstützt. Beispielsweise wurde für das TUI-Controlling eine Flow-Lösung implementiert, die Dateien aus einem SAP System automatisiert im SharePoint bereitstellt.
ToWIN wurde fristgerecht durch Office 365 abgelöst, und SharePoint wird seitdem unternehmensweit zur Dateiablage und Kollaboration genutzt. TUI Deutschland spart seit Abschluss dieses Projektes jährliche Lizenzkosten in sechsstelliger Höhe ein.
Titelfoto: TUI Group
