Die TUI Business Services GmbH ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der TUI Group, dem weltweit führenden Touristikkonzern. Als interner Dienstleister liegt der Schwerpunkt von TUI Business Services auf den Bereichen Buchhaltungs-, Personal- und Einkaufsprozesse.
Die Position des Leiters Purchasing Services Central Europe war vakant und sollte bis zur Neubesetzung durch einen Interim-Manager übernommen werden. Die Situation der zwölf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war aufgrund der Personallücke geprägt durch Arbeitsüberlastung und fehlende Führung. Die temporäre Leitungsaufgabe umfasste die Priorisierung und Strukturierung der Arbeitspakete, den Relaunch der Mitarbeiter-Zielvereinbarungs-Prozesse sowie die Einführung eines Reportings über die durch die Einkäufer erzielten Einsparungen. Des Weiteren stand eine Überarbeitung der Stellenprofile sowie eine optimierte Nutzung der Einkaufssysteme auf dem Plan. Der Interim-Manager sollte auch die Einstellungsprozesse für zukünftige Einkäufer begleiten.
Der von neusta enterprise services eingesetzte Procurement-Spezialist verfügte über langjährige Erfahrungen im Einkauf und in der Personalführung innerhalb eines großen Konzerns. Ein intensiver Austausch innerhalb der Einkaufsabteilung und wöchentliche Team-Meetings erzeugten Transparenz über anstehende Aufgaben, Aufgabenfortschritte, Prioritäten und etwaige Blocker. Um Arbeitsrückstände abzubauen, wurden kurzfristig Zeitarbeitskräfte eingebunden.
Die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung erhielten Trainings zu Einsparungsreportings und Ausschreibungsplattformen. Systemverbesserungen konnten gemeinschaftlich im Team identifiziert und die Umsetzung veranlasst werden. Die Team-Mitglieder fokussierten sich auf rollenspezifische Aufgaben. Auf Basis von gemeinsam mit der Personalabteilung optimierten Stellenprofilen wurden neue Mitarbeiter eingestellt.
Im Laufe des zehn Monate dauernden Interim-Einsatzes konnte eine deutlich gestiegene Zufriedenheit der Mitarbeiter und eine Stabilisierung der Abteilung festgestellt werden. Gesetzte Einsparungsziele wurden erreicht. Reports haben sich als Instrument zur Messung der Einkaufs- und Einsparungserfolge fest etabliert. Zwei interne Einkäuferstellen konnten erfolgreich besetzt und der Arbeitsrückstand abgebaut werden. Systemseitig konnte eine Ausschreibungsplattform zum Einsatz gebracht, die Bestellgenerierung optimiert und amazon-business als Punch-Out Katalog an das Bestellsystem angebunden werden.
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Titelfoto: TUI Group
