Weil Zeit Geld istDurch die Automatisierung von Prozessen
Effizienz und Servicequalität steigern

Wir analysieren
Geschäftsprozesse
und remodellieren
Ihre Workflows

Werden in Ihrer Organisation viele kleinteilige Prozesse manuell ausgeführt? Beklagt sich Ihr Kollege über die eine Datei, die er wöchentlich pflegen muss? Gehen manchmal wichtige Mails im überfluteten Posteingang unter? 

Dann ist Prozessautomatisierung Ihr Thema. Viele manuelle Arbeitsschritte können schon heute von Software durchgeführt werden. Durch die technologische Unterstützung werden Ihre Kund:innen schneller bedient und Fehlerquellen reduziert. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden von nervigen Routinetätigkeiten entlastet und können sich auf vielversprechende, zukunftsweisende Tätigkeiten und Projekte konzentrieren. 

Die Prozessspezialist:innen von neusta enterprise services zeigen Ihnen, welche Ihrer Unternehmensprozesse automatisiert werden können. Wir sprechen fundierte Empfehlungen aus und unterstützen Sie bei der Auswahl geeigneter Tools, mit denen Sie die Zufriedenheit Ihrer Teams und Kunden steigern und gleichzeitig Prozesskosten senken können.

Prozess-
automatisierung

Welche Prozesse eignen sich?Nicht jeder Prozess lässt sich automatisieren. Das ist auch gut so, denn einige wichtige Vorgänge wollen oder können wir gar nicht aus der Hand geben. Allerdings gibt es eine Vielzahl von Arbeitsschritten, die wir als lästig empfinden und die fehleranfällig sind, zum Beispiel weil wir sie wiederholt ausführen müssen. Genau da liegt das Potenzial.

Um sich für eine Automatisierung zu qualifizieren, sollten Prozesse drei Grundvoraussetzungen erfüllen:

1. Manuell

Der Prozess wird aktuell durch einen Mitarbeiter ausgeführt und beinhaltet viele einzelne Arbeitsschritte.

2. Regelbasiert

Der Prozess läuft nach festen Regeln ab, d.h. Entscheidungen können systemseitig getroffen werden und müssen nicht individuell mit Mitarbeitenden abgesprochen werden.

3. Wiederholend

Der Prozess wiederholt sich häufig. Nur dann ist eine Implementierung automatisierter Lösungen wirtschaftlich.

Der Prozess wird aktuell durch einen Mitarbeiter ausgeführt und beinhaltet viele einzelne Arbeitsschritte.

Der Prozess läuft nach festen Regeln ab, d.h. Entscheidungen können systemseitig getroffen werden und müssen nicht individuell mit Mitarbeitenden abgesprochen werden.

Der Prozess wiederholt sich häufig. Nur dann ist eine Implementierung automatisierter Lösungen wirtschaftlich.

Technologien

Um Prozesse effizient zu automatisieren, gibt es verschiedene Optionen. neusta setzt vor allem auf zwei Technologien:

Low Coding/No Coding mit Power Automate

Für den Power-Automate-Ansatz sind kleinere Prozesse geeignet. Es sind auch nicht zwangsläufig Programmierkenntnisse erforderlich.

Der automatisierte Prozess startet, nachdem ein Trigger ausgelöst wurde. Dieser kann sowohl ein Datum als auch eine Aktion wie z.B. eine E-Mail sein.

Ein Beispiel aus der Praxis: Sie erhalten Push-Benachrichtigungen, sobald gewisse Schlagworte in einer eingehenden E-Mail auftauchen. So könnten sie einen Urlaubsantrag automatisch beantragen oder freigeben. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Denken Sie in klassischen „Wenn-Dann-Szenarien“ z.B. "Wenn eine Mail mit dem Wort 'Aufgabe' eingeht, lege automatisch ein To Do in der ausführenden Software an."

Power Automate wurde bis 2019 unter dem Namen Microsoft Flow vermarktet. Es handelt sich hierbei um eine Plattform, mit der einfache Prozesse und Workflows automatisiert werden können - auch anwendungsübergreifend.

Komplexere Automatisierungen mit RPA

Die Robotic Process Automation (RBA) kommt bei komplexeren Prozessen zum Einsatz. Ein Software-Roboter interagiert dabei mit den IT-Applikationen und bedient diese selbstständig. Obwohl initiale Entwicklungsaufwände anfallen, ist eine RBA oft wirtschaftlicher, da die Programmierung einer Schnittstelle oder häufig ausgeführte Prozesse mit hohen Fehlerquoten höhere Kosten verursachen können.

Die Anwendungsmöglichkeiten sind zahlreich. Der Roboter kann sowohl Informationen aus Schriftstücken auslesen als auch Daten in unterschiedliche Anwendungen übertragen oder daraus Reports generieren.

Ein Beispiel aus der Praxis: Sie bekommen eine Mail, die im Anhang eine PDF mit der Inventurliste enthält. Diese müssen Sie nun in zwei unterschiedliche Systeme übertragen und anschließend einen Report mit Daten füttern. Nach Abschluss dieser Tätigkeiten schicken Sie eine Mail an Ihren Vorgesetzten. All diese Prozessschritte könnte ein RPA für Sie übernehmen.

Unser Beratungsansatz

1. Analyse Ihrer Prozesslandschaft

In Interviews und/oder Workshops identifizieren wir automatisierbare Prozesse innerhalb Ihrer Organisation. Dies können von Ihnen vorausgewählte Prozesse sein als auch beschriebene Tagesabläufe. Sie zeigen uns, was in diesem Prozess aktuell getan wird. Wir setzen uns intensiv mit Ihrer Organisation auseinander und bewerten die Arbeitsschritte.

2. Vorschläge zur Toolauswahl und Umsetzung

Im Rahmen eines Konzeptes erarbeiten wir die automatisierte Prozessabfolge und wählen die passende Technologie für Ihre Organisation bzw. Ihren Unternehmensbereich aus. Sollte sich herausstellen, dass einzelne Prozessschritte neu zusammengesetzt, auseinandergezogen oder standardisiert werden sollten, unterbreiten wir auch hierfür Vorschläge. Des Weiteren präsentieren wir Ihnen einen ersten Prototypen für ein Dashboard, welches die automatisierten Prozesse überwacht.

3. Implementierung der automatisierten Prozesse

Nachdem Sie unserem Konzeptentwurf zugestimmt haben, führen wir die ausgewählte Software ein, konfigurieren sie und setzen die gewünschten Änderungen und Anpassungen um.

4. Bereitstellung eines Monitoring-Tools

Sobald alle zu modernisierenden Prozesse automatisiert wurden, binden wir diese in ein Dashboard ein, das Ihnen laufend Reports über die Status der maschinellen Abläufe liefert.

In Interviews und/oder Workshops identifizieren wir automatisierbare Prozesse innerhalb Ihrer Organisation. Dies können von Ihnen vorausgewählte Prozesse sein als auch beschriebene Tagesabläufe. Sie zeigen uns, was in diesem Prozess aktuell getan wird. Wir setzen uns intensiv mit Ihrer Organisation auseinander und bewerten die Arbeitsschritte.

Im Rahmen eines Konzeptes erarbeiten wir die automatisierte Prozessabfolge und wählen die passende Technologie für Ihre Organisation bzw. Ihren Unternehmensbereich aus. Sollte sich herausstellen, dass einzelne Prozessschritte neu zusammengesetzt, auseinandergezogen oder standardisiert werden sollten, unterbreiten wir auch hierfür Vorschläge. Des Weiteren präsentieren wir Ihnen einen ersten Prototypen für ein Dashboard, welches die automatisierten Prozesse überwacht.

Nachdem Sie unserem Konzeptentwurf zugestimmt haben, führen wir die ausgewählte Software ein, konfigurieren sie und setzen die gewünschten Änderungen und Anpassungen um.

Sobald alle zu modernisierenden Prozesse automatisiert wurden, binden wir diese in ein Dashboard ein, das Ihnen laufend Reports über die Status der maschinellen Abläufe liefert.

Trotz aller technischen Möglichkeiten sollte immer der Mensch im Fokus stehen. Wenn man von einem monotonen, manuellen Prozess befreit wird und sich auf spannende Themen konzentrieren kann, wird dies die Arbeitseinstellung positiv beeinflussen und die Effizienz steigern.

Saskia Holst
IT- Projektleiterin

Typische Anwendungsbereiche
automatisierter Prozesse

  • Kauf- und Buchungsbestätigungen
  • Unterlagenversand
  • Beschwerdemanagement
  • Durchführung von Marketingkampagnen
  • Stammdatenanlage, -validierung und -pflege
  • E-Mail-Bearbeitung
  • Zahlungseingangsbestätigungen
  • Rechnungsversand
  • Stundencontrolling
  • Überwachung von Service Level Agreements
  • Reportpflege
  • Dokumentenablage

Trotz der beeindruckenden technologischen Möglichkeiten behalten wir die Menschen im Blick. Die Prozessspezialist:innen von neusta enterprise services sprechen Ihre Sprache und verschonen Sie mit Fachsimpelei. Wir identifizieren Optimierungspotential, stimmen jede anstehende Veränderung mit Ihnen ab und automatisieren Ihre Arbeitsabläufe behutsam. 

Bereit für den nächsten Schritt?

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören oder zu lesen.

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